Comment préparer et gérer une réunion commerciale lorsque l’on est manager, directeur ou chef d’entreprise ?

Première étape : Quels sont les objectifs pour cette réunion commerciale ?

Afin que votre réunion commerciale soit constructive, il est important d’en fixer les objectifs. Quels sont les résultats attendus ? Quelle est pour vous la priorité numéro 1 de cette réunion. Ce qui est urgent et important. Prioriser vos attentes et fixer le cap à tenir

Seconde étape : Organiser votre structure de réunion

Qui interviendra dans cette réunion ?
Les commerciaux, mais pas seulement. Vous lancez un nouveau produit, faites intervenir la personne qui est la mieux placée pour en parler qu’il soit du marketing ou de la direction
Cela sous-entend de préparer le moment ou l’intervenant interviendra, de lui présenter les personnes présentes et le timing à respecter.

Troisième étape : Choisir la date et le lieu de cette réunion

Selon les objectifs assignés à cette réunion, le choix de la date peut différer. Une réunion hebdomadaire ou mensuelle pour le suivi des résultats, une réunion trimestrielle ou semestrielle pour des commerciaux répartis au quatre coins de la France ou à l’international. Préférez si possible vous mettre à l’écart pour être focus sur votre réunion commerciale. Se réunir dans votre entreprise coûte moins cher, mais cannibalise l’attention des intéressés qui en profiteront pour gérer leurs priorités ou seront absorbés par des sollicitations diverses (appels téléphoniques, urgences à traiter par exemple).

Quatrième étape : Etablir un ordre du jour

Il est important de formaliser les choses pour vous guider dans la conduite et l’animation de votre réunion commerciale. Il vous permettra de respecter le timing de votre réunion et de vous concentrer sur vos objectifs prioritaires.
Attention de ne pas passer trop de temps sur les résultats à date. Cela doit être factuel. L’objectif est de se concentrer sur l’avenir. Quelle stratégie et quels moyens pour réussir à faire les objectifs.

Cinquième étape : Soyez à l’écoute

Les commerciaux sont au contact de vos prospects et clients, ils font donc les faire participer, les écouter, prendre leurs avis. C’est vous qui devez animer cette partie pour éviter que votre timing n’explose. Attention de vous faire embarquer dans une guerre de positions dans un échange qui ne soit pas constructif. Il faut être agile et savoir recadrer sans pour autant être trop directif.

Sixième étape : Prenez le temps de faire des pauses

Un ordre du jour indigeste réalisé au pas de course ne donnera satisfaction à personne. L’écoute ne sera plus active, sans parler de la motivation des intéressés présents. Jeux de rôles, prise de parole sur la concurrence, le marché, le top 5 des signatures, les outils et les distractions éventuelles que vous pourriez organiser comme la dégustation d’un produit local, la visite d’un endroit bien particulier. L’objectif est de s’aérer l’esprit tout en préservant un moment de convivialité qui donnera aux commerciaux l’envie de revenir pour une prochaine réunion.

Septième étape : Valider la bonne compréhension par votre auditoire des attentes qui étaient les vôtres, c’est-à-dire les objectifs que vous vous êtes fixés

Au moment de conclure la réunion, demandez à l’un de vos commerciaux, quels sont les 2 ou 3 points les plus importants qu’il faut retenir de cette réunion.

Cela vous permettra de bien valider la bonne compréhension de votre auditoire et le cas échéant, de vous permettre de les rappeler à l’ensemble de votre équipe commerciale.

N’hésitez pas à nous faire partager votre expérience sur la conduite de vos réunions.

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